効果的な英文メールを作成するための心得とは？
海外の方とやり取りを行う際、日本語で文章を書いて、機械翻訳に掛け、いざチェックをしてみると、「何が言いたいか分かりづらい！」と思うことはありませんか。
日本語と英語は言語の性質が異なります。このため、日本人を相手に書く日本語をそのまま直訳しても相手に理解されなかったり、メールの内容を最後まで読んでもらえなかったりすることは多々あります。
原因として考えられる点は次の3つです。
- 伝えたいメッセージが整理されていない
- 文章が複雑/遠まわしな表現で分かりにくい
- 文字がぎっしり詰まって、読む気が起きない
では、どのようにしたら相手に容易に理解してもらい、行動を促すことができるでしょうか。
実は、効果的な英文メール作成の心得として次の３点があります。
- 伝えたい内容を整理する
- 簡潔で分かりやすい英文にする
- タイトルやレイアウトを工夫する
今日はこの心得のうち、最も重要なポイントである内容の整理について解説します。
内容の整理とは？
メールの目的を把握しましょう。次に、読み手/書き手にどのようなアクションを起こして欲しいのか、具体的に設定しましょう。
5W1H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように)の観点で整理すると漏れなくダブりなく情報を伝達できます。
日本語は特に「誰が」である主語が抜けがちです。主語が抜けていると機械翻訳を使った場合でも、誤訳に繋がります。
目的と5W1Hを意識することで、効率的なメールを作成できます。ぜひ実践してみてください！
